Algemene voorwaarden

1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

• 1.1 Studio Ai Systems
  De eenmanszaak Studio Ai Systems, gevestigd te Hoorn, Nederland, handelend onder de naam Studio Ai Systems, hierna te noemen “Opdrachtnemer”.
• 1.2 Opdrachtgever
  De natuurlijke persoon of rechtspersoon die gebruikmaakt van de diensten van Opdrachtnemer en/of een overeenkomst aangaat met Opdrachtnemer.
• 1.3 Overeenkomst
  Iedere afspraak tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever met betrekking tot het leveren van diensten, waaronder maar niet beperkt tot AI-automatiseringen.
• 1.4 Diensten en Producten
  Alle door Opdrachtnemer aangeboden en uitgevoerde werkzaamheden en geleverde digitale producten, waaronder het leveren van AI-automatiseringen voor het MKB, inclusief maar niet beperkt tot chatbots, leadgeneratiesystemen, automatisering van klantcommunicatie, softwareconfiguraties, integraties en bijbehorende digitale oplossingen.
• 1.5 Schriftelijk
  Onder schriftelijk wordt mede verstaan communicatie per e-mail en digitale berichten.

2. Toepasselijkheid

• 2.1 Algemeen
  Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen, werkzaamheden, overeenkomsten en leveringen van diensten en producten door Studio Ai Systems, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
• 2.2 Afwijkingen
  Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk en schriftelijk door Opdrachtnemer zijn bevestigd.
• 2.3 Uitsluiting voorwaarden Opdrachtgever
  De toepasselijkheid van eventuele algemene voorwaarden van de Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen
• 2.4 Toekomstige overeenkomsten
  Deze algemene voorwaarden zijn eveneens van toepassing op alle toekomstige overeenkomsten tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever.
• 2.5 Geldigheid bepalingen
  Indien één of meerdere bepalingen in deze algemene voorwaarden op enig moment geheel of gedeeltelijk nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige bepalingen volledig van toepassing.

3. Diensten en uitvoering

• 3.1 Aard van de dienstverlening
  Opdrachtnemer levert diensten en digitale producten op het gebied van AI-automatisering, waaronder maar niet beperkt tot het ontwikkelen, implementeren en configureren van systemen zoals chatbots, leadgeneratiesystemen en automatiseringen van klantcommunicatie.
• 3.2 Onderhoud en optimalisatie
  Indien overeengekomen, verricht Opdrachtnemer aanvullende werkzaamheden zoals onderhoud, updates en optimalisaties. De omvang en inhoud hiervan zijn afhankelijk van het gekozen pakket of de gemaakte afspraken tussen partijen.
• 3.3 Support
  Opdrachtnemer biedt ondersteuning aan Opdrachtgever voor zover dit is inbegrepen in het gekozen pakket of expliciet is overeengekomen. De aard, responstijd en omvang van de support kunnen per overeenkomst verschillen.
• 3.4 Inspanningsverplichting
  Alle diensten van Opdrachtnemer worden uitgevoerd op basis van een inspanningsverplichting. Opdrachtnemer garandeert geen specifieke resultaten, waaronder maar niet beperkt tot omzetgroei, aantal leads, conversies of andere bedrijfsresultaten.
• 3.5 Gebruik van tools van derden
  Bij de uitvoering van de diensten maakt Opdrachtnemer gebruik van software, systemen en platforms van derden. Opdrachtnemer is niet verantwoordelijk voor storingen, fouten, wijzigingen of beperkingen binnen deze systemen.
• 3.6 Beperkingen van AI-systemen
  Opdrachtnemer maakt gebruik van AI-technologieën die automatisch gegenereerde output leveren. Hoewel gestreefd wordt naar een zo hoog mogelijke nauwkeurigheid, kan Opdrachtnemer geen garantie geven op foutloze of volledige resultaten. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor beslissingen of handelingen die gebaseerd zijn op AI-gegenereerde output.
• 3.7 Wijzigingen in dienstverlening
  Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor om diensten, functionaliteiten of werkwijzen te wijzigen indien dit noodzakelijk is voor verbetering, technische ontwikkelingen of wijzigingen vanuit gebruikte systemen van derden.

4. Totstandkoming overeenkomst

• 4.1 Offertes en aanbiedingen
  Alle offertes en aanbiedingen van Opdrachtnemer zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld.
• 4.2 Totstandkoming van de overeenkomst
  Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Opdrachtgever schriftelijk akkoord geeft op een offerte of aanbod van Opdrachtnemer én de overeengekomen (eerste) betaling, waaronder de installatiekosten, is voldaan.
• 4.3 Digitale acceptatie
  Onder schriftelijk akkoord wordt mede verstaan een bevestiging per e-mail, digitale ondertekening, klik-acceptatie of andere elektronische goedkeuring.
• 4.4 Start van de werkzaamheden
  Opdrachtnemer vangt pas aan met de uitvoering van de werkzaamheden nadat de overeengekomen (eerste) betaling is ontvangen.
• 4.5 Wijzigingen in de overeenkomst
  Wijzigingen of aanvullingen op de overeenkomst zijn slechts bindend indien deze schriftelijk door beide partijen zijn bevestigd.

5. Prijzen en betaling

• 5.1 Prijzen
  Alle prijzen zijn exclusief btw en andere heffingen van overheidswege, tenzij anders vermeld.
• 5.2 Setupkosten en initiële betaling
  Voor aanvang van de werkzaamheden brengt Opdrachtnemer een eenmalige setup- of installatievergoeding in rekening. Deze dient volledig te worden voldaan voordat de werkzaamheden starten en is niet restitueerbaar.
• 5.3 Abonnementen en doorlopende kosten
  Voor doorlopende diensten wordt een periodieke vergoeding (MRR) in rekening gebracht. Deze kosten worden achteraf gefactureerd, tenzij anders overeengekomen.
• 5.4 Betaaltermijn
  Facturen dienen binnen 14 dagen na factuurdatum te worden voldaan, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
• 5.5 Betalingsverzuim en herinneringen
  Indien Opdrachtgever niet tijdig betaalt, is deze van rechtswege in verzuim. Opdrachtnemer is gerechtigd om betalingsherinneringen te sturen. Indien betaling uitblijft, behoudt Opdrachtnemer zich het recht voor om aanvullende maatregelen te treffen.
• 5.6 Opschorting van diensten
  Indien betaling uitblijft na meerdere herinneringen, is Opdrachtnemer gerechtigd om de geleverde diensten, systemen en toegang tot software (gedeeltelijk of volledig) tijdelijk op te schorten of stop te zetten totdat aan de betalingsverplichting is voldaan.
• 5.7 Incassokosten en rente
  Indien Opdrachtgever in gebreke blijft met de tijdige betaling van een factuur, is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Alle gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten ter incasso van de vordering komen volledig voor rekening van Opdrachtgever. Tevens is Opdrachtgever wettelijke (handels)rente verschuldigd over het openstaande bedrag vanaf de vervaldatum van de factuur tot aan de dag van volledige betaling.
  
• 5.8 Looptijd en verlenging abonnementen
  Alle abonnementen worden automatisch verlengd, tenzij deze tijdig door Opdrachtgever worden opgezegd. Opdrachtgever kan kiezen voor maandelijkse, halfjaarlijkse of jaarlijkse abonnementen, tenzij anders overeengekomen.

6. Duur en opzegging

• 6.1 Duur van de overeenkomst
  Overeenkomsten worden aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
• 6.2 Opzegging door Opdrachtgever
  Maandelijkse abonnementen kunnen schriftelijk worden opgezegd met een opzegtermijn van één maand. Halfjaarlijkse en jaarlijkse abonnementen lopen door tot het einde van de overeengekomen contractperiode en worden daarna automatisch verlengd, tenzij tijdig schriftelijk wordt opgezegd.
• 6.3 Doorlopende abonnementen
  Abonnementen worden automatisch verlengd totdat deze door Opdrachtgever worden opgezegd met inachtneming van de geldende opzegtermijn.
• 6.4 Beëindiging en gevolgen
  Bij beëindiging van de overeenkomst heeft Opdrachtnemer het recht om geleverde systemen, software, integraties, automatiseringen, chatbots, API-koppelingen en toegang tot diensten geheel of gedeeltelijk buiten werking te stellen of te verwijderen.
• 6.5 Ontbinding bij tekortkoming
  Indien Opdrachtgever tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen, waaronder maar niet beperkt tot betalingsverplichtingen, is Opdrachtnemer gerechtigd de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden en het contract open te breken zonder voorafgaande ingebrekestelling.
• 6.6 Beëindiging door Opdrachtnemer
  Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor om de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen indien:
  
  • Opdrachtgever herhaaldelijk in gebreke blijft
  • Sprake is van misbruik van de systemen
  • Sprake is van onrechtmatig gebruik
  • De samenwerking naar redelijkheid niet kan worden voortgezet
• 6.7 Voortdurende verplichtingen
  Beëindiging van de overeenkomst ontslaat Opdrachtgever niet van reeds bestaande betalingsverplichtingen.
• 6.8 Wijze van opzegging
  Opzegging dient schriftelijk plaats te vinden via e-mail aan support@studio-aisystems.nl onder vermelding van bedrijfsnaam, contactpersoon en gewenste einddatum.
• 6.9 Gevolgen van opzegging
  Na beëindiging van de overeenkomst is Opdrachtnemer gerechtigd om toegang tot systemen, automatiseringen, integraties, chatbots en overige geleverde diensten geheel of gedeeltelijk te beëindigen. Eventuele data-exporten worden uitsluitend verstrekt indien dit technisch mogelijk is en schriftelijk wordt overeengekomen.

7. Verplichtingen van de klant

• 7.1 Aanleveren van informatie en toegang
  Opdrachtgever is verplicht om alle benodigde informatie, materialen en toegangen tijdig en volledig aan te leveren die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst.
• 7.2 Vertraging door Opdrachtgever
  Indien de uitvoering van de werkzaamheden vertraging oploopt door het niet, niet tijdig of onjuist aanleveren van benodigde informatie of toegang door Opdrachtgever, komen alle daaruit voortvloeiende gevolgen, waaronder vertragingen en kosten, volledig voor rekening en risico van Opdrachtgever.
• 7.3 Facturatie bij vertraging
  Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor om werkzaamheden en bijbehorende kosten te factureren, ongeacht vertraging veroorzaakt door Opdrachtgever.
• 7.4 Extra werkzaamheden en kosten
  Indien door toedoen van Opdrachtgever aanvullende werkzaamheden noodzakelijk zijn, is Opdrachtnemer gerechtigd hiervoor extra kosten in rekening te brengen.
• 7.5 Gebruik van systemen
  Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het correcte, veilige en rechtmatige gebruik van de geleverde systemen, software en automatiseringen.
• 7.6 Verantwoordelijkheid voor AI-output
  Opdrachtgever blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het gebruik, de interpretatie en de toepassing van door AI gegenereerde output. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor gevolgen voortvloeiend uit het gebruik hiervan.
• 7.7 Medewerking en bereikbaarheid
  Opdrachtgever dient voldoende medewerking te verlenen en bereikbaar te zijn voor overleg en uitvoering van de werkzaamheden. Indien dit niet het geval is, is Opdrachtnemer niet verantwoordelijk voor eventuele vertragingen of verminderde resultaten.
• 7.8 Beperking van support bij nalatigheid
  Indien Opdrachtgever niet voldoet aan zijn verplichtingen, is Opdrachtnemer gerechtigd de dienstverlening en ondersteuning tijdelijk te beperken of op te schorten.

8. Uitvoering van de dienst

• 8.1 Zelfstandige uitvoering
  Opdrachtnemer voert de werkzaamheden zelfstandig uit en naar eigen inzicht, zonder toezicht of leiding van Opdrachtgever.
• 8.2 Vrijheid van uitvoering
  Opdrachtnemer heeft het recht om de wijze van uitvoering van de werkzaamheden zelf te bepalen, waaronder de keuze van methodes, technieken, tools en systemen.
• 8.3 Indicatieve termijnen
  Opgegeven termijnen en oplevermomenten zijn indicatief en niet bindend, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen. Overschrijding van een termijn geeft Opdrachtgever geen recht op schadevergoeding of ontbinding van de overeenkomst.
• 8.4 Inschakeling van derden
  Opdrachtnemer is gerechtigd om bij de uitvoering van de overeenkomst derden in te schakelen, zonder voorafgaande toestemming van Opdrachtgever.
• 8.5 Wijzigingen tijdens uitvoering
  Indien tijdens de uitvoering blijkt dat aanpassing van de werkzaamheden noodzakelijk is voor een juiste uitvoering, is Opdrachtnemer gerechtigd de werkzaamheden aan te passen. Eventuele meerkosten worden in overleg met Opdrachtgever doorberekend.
• 8.6 Afhankelijkheid van externe factoren
  De uitvoering van de werkzaamheden kan afhankelijk zijn van externe factoren, waaronder systemen van derden, beschikbaarheid van data en medewerking van Opdrachtgever. Opdrachtnemer is niet verantwoordelijk voor vertragingen of beperkingen die hieruit voortvloeien.

9. Aansprakelijkheid

• 9.1 Beperking van aansprakelijkheid
  De aansprakelijkheid van Opdrachtnemer is te allen tijde beperkt tot het totaalbedrag dat Opdrachtgever in de drie maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit aan Opdrachtnemer heeft betaald, met een maximum van € 5.000.
• 9.2 Uitsluiting van indirecte schade
  Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder maar niet beperkt tot gevolgschade, gederfde winst, gemiste omzet, gemiste leads, reputatieschade of bedrijfsstagnatie.
• 9.3 Aansprakelijkheid bij gebruik van diensten
  Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het gebruik van de geleverde diensten, systemen en automatiseringen. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade voortvloeiend uit het gebruik hiervan.
• 9.4 Gebruik van AI-systemen
  Opdrachtnemer maakt gebruik van AI-technologieën en geautomatiseerde systemen. Opdrachtnemer kan geen garantie geven op foutloze of volledige output en is niet aansprakelijk voor schade voortvloeiend uit beslissingen of handelingen gebaseerd op AI-gegenereerde output.
• 9.5 Gebruik van derden
  Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door storingen, fouten, wijzigingen of beperkingen in systemen, software of diensten van derden.
• 9.6 Voorwaarde voor aansprakelijkheid
  Iedere aanspraak op schadevergoeding vervalt indien Opdrachtgever de schade niet binnen een redelijke termijn schriftelijk meldt bij Opdrachtnemer.

10. Overmacht

• 10.1 Overmacht Opdrachtnemer is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting indien zij daartoe verhinderd is als gevolg van overmacht.
• 10.2 Definitie van overmacht
  Onder overmacht wordt verstaan iedere situatie buiten de controle van Opdrachtnemer die de uitvoering van de overeenkomst tijdelijk of blijvend verhindert, waaronder maar niet beperkt tot:
  
  • Ziekte of uitval van Opdrachtnemer
  • Storingen in systemen of netwerken
  • Uitval of beperkingen van software, AI-systemen of diensten van derden
  • Internetstoringen of technische problemen
  • Overheidsmaatregelen
  • Andere onvoorziene omstandigheden
• 10.3 Gevolgen van overmacht
  Tijdens overmacht worden de verplichtingen van Opdrachtnemer opgeschort. Indien de periode van overmacht langer duurt dan redelijkerwijs verwacht mag worden, hebben beide partijen het recht de overeenkomst te beëindigen zonder verplichting tot schadevergoeding.
• 10.4 Geen aansprakelijkheid bij overmacht
  Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit situaties van overmacht.

11. Intellectueel eigendom

• 11.1 Eigendom van systemen en werkzaamheden
  Alle intellectuele eigendomsrechten op door Opdrachtnemer ontwikkelde systemen, software, automatiseringen, werkwijzen en overige materialen blijven te allen tijde eigendom van Opdrachtnemer.
  
• 11.2 Gebruiksrecht voor Opdrachtgever
  Opdrachtgever verkrijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht om de geleverde systemen en diensten te gebruiken gedurende de looptijd van de overeenkomst.
• 11.3 Beperkingen van gebruik
  Het is Opdrachtgever niet toegestaan om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer:
  
  • Systemen, software of automatiseringen te kopiëren, reproduceren of aanpassen
  • De geleverde oplossingen door te verkopen of commercieel te exploiteren
  • De werking of opzet van systemen na te bootsen
• 11.4 Hergebruik door Opdrachtnemer
  Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor om opgedane kennis, technieken, onderdelen en systemen te hergebruiken voor andere opdrachten en klanten.
• 11.5 Inbreuk op intellectueel eigendom
  Bij inbreuk op de intellectuele eigendomsrechten van Opdrachtnemer is Opdrachtgever aansprakelijk voor alle hieruit voortvloeiende schade en kosten.
• 11.6 Eigendom van softwareaccounts en technische configuraties
  Tenzij schriftelijk anders overeengekomen blijven alle door Opdrachtnemer gebruikte softwareaccounts, licenties, API-sleutels, workflows, automatiseringen, integraties en technische configuraties eigendom van Opdrachtnemer. Na beëindiging van de overeenkomst vervalt het gebruiksrecht hiervan automatisch.

12. Privacy en gegevens

• 12.1 Verwerking van persoonsgegevens
  Opdrachtnemer verwerkt persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de overeenkomst. Deze verwerking gebeurt in overeenstemming met de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
  
• 12.2 Gebruik van derden
  Bij de uitvoering van de diensten kan Opdrachtnemer gebruikmaken van systemen en diensten van derden. Opdrachtnemer is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop deze derden omgaan met persoonsgegevens.
• 12.3 Verantwoordelijkheid van Opdrachtgever
  Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die via de door Opdrachtnemer geleverde systemen worden verzameld, verwerkt of gebruikt. Opdrachtgever dient te voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving met betrekking tot privacy en gegevensbescherming.
• 12.4 Privacybeleid
  Opdrachtnemer hanteert een afzonderlijk privacybeleid waarin wordt beschreven hoe persoonsgegevens worden verwerkt. Dit privacybeleid is beschikbaar via de website van Opdrachtnemer.

13. Wijzigingen

• 13.1 Recht op wijziging
  Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor om deze algemene voorwaarden te allen tijde te wijzigen of aan te vullen.
  
• 13.2 Toepasselijkheid nieuwe voorwaarden
  Gewijzigde voorwaarden zijn van toepassing op nieuwe overeenkomsten en, voor zover wettelijk toegestaan, ook op bestaande overeenkomsten.
• 13.3 Bekendmaking
  De meest actuele versie van de algemene voorwaarden is te allen tijde beschikbaar via de website van Opdrachtnemer.

14. Toepasselijk recht

• 14.1 Toepasselijk recht
  Op alle rechtsverhoudingen tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
  
• 14.2 Geschillen
  Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de overeenkomst tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.