Privacybeleid - Studio Ai Systems

1. Definities

In dit privacybeleid wordt verstaan onder:

1.1 Persoonsgegevens
Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
1.2 Verwerking
Elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, opslaan, gebruiken, wijzigen, verstrekken en verwijderen van gegevens.
1.3 Betrokkene
De natuurlijke persoon van wie de persoonsgegevens worden verwerkt.
1.4 Verwerkingsverantwoordelijke
Studio Ai Systems, gevestigd te Hoorn, Nederland, die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

2.1 Verantwoordelijke
Studio Ai Systems, gevestigd te Hoorn, Nederland, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.
2.2 Contactgegevens
Voor vragen over dit privacybeleid of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen via: support@studio-aisystems.nl

3.1 Verzamelde gegevens
Studio Ai Systems verwerkt persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of deze zelf aan ons verstrekt.

Wij verwerken onder andere de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Bedrijfsnaam
• IP-adres
• Gegevens over uw activiteiten op onze website
• Gegevens die u invoert via formulieren of chatbot
• Gegevens met betrekking tot afspraken (bijvoorbeeld via planningssystemen)
3.2 Wijze van verzameling
Persoonsgegevens worden onder meer verzameld via:

• Website formulieren
• Chatbotfunctionaliteit
• Afsprakenplanning (bijvoorbeeld via externe tools)
• E-mailcontact
• Automatische tracking via cookies en analytics tools

4.1 Verwerkingsdoeleinden
Studio Ai Systems verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het opnemen van contact
• Het uitvoeren van overeenkomsten en diensten
• Het plannen en beheren van afspraken
• Het automatiseren van klantcommunicatie en bedrijfsprocessen
• Het verbeteren van onze dienstverlening
• Marketing- en follow-up doeleinden
• Analyse van websitegebruik

5.1 Wettelijke grondslagen
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

• Toestemming van de betrokkene
• Uitvoering van een overeenkomst
• Gerechtvaardigd belang, waaronder het verbeteren van onze diensten en marketingactiviteiten

6.1 Inschakeling van derden
Studio Ai Systems maakt gebruik van diensten van derden voor onder andere:

• Website analyse
• Chatfunctionaliteit
• Afsprakenplanning
• Betalingen en administratie
• Automatisering en AI-functionaliteiten
6.2 Voorwaarden voor gegevensdeling
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

7.1 Internationale verwerking
Het is mogelijk dat persoonsgegevens worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte, bijvoorbeeld door het gebruik van internationale software- en AI-diensten.
7.2 Waarborgen
In dergelijke gevallen zorgen wij ervoor dat passende waarborgen worden getroffen, zoals het gebruik van partijen die voldoen aan relevante internationale privacystandaarden.

8.1 Bewaarbeleid
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld.
8.2 Specifieke termijnen
• Gegevens van potentiële klanten worden maximaal 12 maanden bewaard
• Klantgegevens worden bewaard zolang de overeenkomst loopt en daarna voor administratieve doeleinden
• Gegevens die onder wettelijke verplichtingen vallen worden bewaard conform de wettelijke termijn

9.1 Rechten
U heeft het recht om:

• Uw persoonsgegevens in te zien
• Uw gegevens te laten corrigeren
• Uw gegevens te laten verwijderen
• De verwerking te beperken
• Bezwaar te maken tegen verwerking
• Uw gegevens over te dragen (dataportabiliteit)
9.2 Verzoeken
U kunt een verzoek tot uitoefening van uw rechten indienen via:
support@studio-aisystems.nl

10.1 Autoriteit Persoonsgegevens
U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien u van mening bent dat wij niet correct omgaan met uw persoonsgegevens.

11.1 Bescherming van gegevens
Studio Ai Systems neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeautoriseerde toegang.

12.1 Aanpassingen
Studio Ai Systems behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid te wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op de website.

Heeft u vragen of opmerkingen over ons privacybeleid? Neem dan contact met ons op via de onderstaande gegevens.